Benefizgala planen: Programm, Moderation und Scheckübergabe auf der Bühne
Eine Benefizgala verbindet einen festlichen Abend mit einem Ziel: Geld für ein Projekt zu sammeln. Gäste kaufen Tickets, bieten bei der Auktion und spenden beim Aufruf. Am Ende des Abends steht ein Moment, auf den alle hinarbeiten: Der große Scheck kommt auf die Bühne, der Moderator nennt die Summe, und der Saal applaudiert.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Abend planen und diesen Moment so setzen, dass er im Saal wirkt und auf dem Foto funktioniert. Das passende Gala-Design finden Sie oben.
Die Grundpfeiler der Gala
- Ein Zweck, eine Geschichte. Gäste spenden eher für ein Projekt, das sie sich vorstellen können: der Umbau der Kinderstation, das neue Vereinsheim, die Therapiehunde im Hospiz. Ein Satz, der das Ziel beschreibt, zieht sich durch Einladung, Programmheft, Moderation und Scheck.
- Ein Ort mit Bühne. Bühne, Licht und Tontechnik sind für die Übergabe wichtiger als die Größe des Saals.
- Ein Team. Programm, Gäste und Sponsoren, Technik, Auktion: Jede Aufgabe braucht eine verantwortliche Person.
Programmpunkte eines typischen Abends
| Uhrzeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 18:30 | Empfang, Sektempfang, Fotowand |
| 19:15 | Begrüßung durch den Gastgeber |
| 19:30 | Vorspeise, danach kurzer Film oder Bericht über das Projekt |
| 20:15 | Hauptgang, Musik |
| 21:00 | Auktion oder Spendenaufruf |
| 21:45 | Scheckübergabe auf der Bühne |
| 22:00 | Dessert, Musik, Ausklang |
Legen Sie die Übergabe hinter die Auktion. Dann kennen Sie die Summe des Abends, und die Gäste sind noch da. Wer die Übergabe erst gegen Mitternacht plant, spricht zu einem halb leeren Saal.
Der Projektteil: warum gespendet wird
Zeigen Sie vor dem Spendenaufruf, wofür das Geld gebraucht wird. Ein kurzer Film von drei Minuten, ein Gast aus dem Projekt, der erzählt, oder Fotos auf der Leinwand. Danach wissen die Gäste, warum sie ihre Bieterkarte heben. Bei der Übergabe greift die Moderation dieses Bild wieder auf.
Der große Moment: Scheckübergabe auf der Bühne
Format und Design
Auf der Bühne wird der Scheck aus vielen Metern Entfernung gesehen. Planen Sie mindestens 90 × 60 cm, in großen Sälen 120 × 70 cm. Welche Größe zu welcher Situation passt, zeigt die Übersicht der Formate.
Für Abendveranstaltungen eignet sich ein dunkles Design mit hellem Akzent, wie die Vorlage „Gala” oben. Es passt zur Abendstimmung und bleibt unter Bühnenlicht und auf Fotos lesbar. Wichtig: große, kräftige Ziffern im Betragsfeld und nicht zu viel Text.
Material
Ein Scheck auf der Bühne wird getragen, gehalten und hochgehoben. Eine stabile Platte biegt sich nicht durch, wenn zwei Personen sie an den Ecken halten. Mehr dazu unter Material.
Choreografie
- Scheck bereitstellen: hinter der Bühne, mit einer Person, die ihn auf Zeichen hereinträgt.
- Ankündigung durch die Moderation: Summe noch nicht nennen.
- Auftritt: Gastgeber und Vertreter des Projekts kommen auf die Bühne, der Scheck wird hereingebracht und gemeinsam zum Publikum gedreht.
- Summe nennen: erst jetzt, laut und langsam.
- Standbild: zehn Sekunden stehen bleiben, lächeln, zur Kamera schauen. Der Fotograf steht vor der Bühne in der Mitte.
- Kurzer Dank: ein Satz vom Projekt, dann Applaus und Musik.
Moderation: Textbausteine
Ankündigung:
„Meine Damen und Herren, Sie haben heute Abend geboten, gespendet und mitgefeiert. Jetzt möchten wir Ihnen zeigen, was daraus geworden ist. Ich bitte [Name, Funktion] und [Name, Projekt] auf die Bühne.”
Summe verkünden:
„Durch Ihre Tickets, die Auktion und Ihre Spenden sind heute Abend [Betrag] Euro für [Projekt] zusammengekommen. Vielen Dank!”
Übergabe an das Projekt:
„[Name], was bedeutet diese Summe für Ihre Arbeit?” (eine Antwort, höchstens eine Minute)
Längere Redetexte für beide Seiten finden Sie im Ratgeber Rede zur Spendenübergabe.
Wenn die Summe erst am Abend feststeht
Die Auktion läuft bis kurz vor der Übergabe, die Endsumme kennt niemand vorher. Zwei Wege haben sich bewährt:
- Abwischbarer Scheck: Der Betrag wird hinter der Bühne mit einem breiten Stift eingetragen, sobald die Summe feststeht. Mehr dazu unter Spendenscheck abwischbar.
- Zweistufig: Auf dem gedruckten Scheck steht der Betrag, der vor dem Abend feststand, zum Beispiel aus Sponsoring und Tickets. Die Summe der Auktion nennt die Moderation zusätzlich, und bei einem späteren Termin gibt es ein Foto mit dem Endbetrag.
Nach der Gala
- Foto und Pressemitteilung am nächsten Morgen an die Lokalredaktion. Eine Vorlage finden Sie unter Pressemitteilung zur Spendenübergabe.
- Dank an Sponsoren und Gäste per Mail, mit Foto vom Scheck.
- Der Scheck bleibt: Viele Projekte hängen ihn im Eingangsbereich auf. Das erinnert Besucher noch Monate später an den Abend.
Ihre Gala steht im Kalender? Gestalten Sie den Scheck für Ihre Bühne im Konfigurator im Gala-Design, mit Logo und Betrag, und sehen Sie ihn in 3D.
Häufige Fragen
Welches Format braucht ein Scheck für die Bühne?
Mindestens 90 x 60 cm, bei großen Sälen 120 x 70 cm. Der Betrag muss aus der letzten Reihe und auf dem Foto vom Saalrand lesbar sein.
Wann im Programm wird der Scheck übergeben?
Meist gegen Ende, nach Auktion oder Spendenaufruf, wenn die Summe feststeht. Viele Galas setzen die Übergabe direkt vor den musikalischen Abschluss, damit der Abend mit Applaus für den guten Zweck endet.
Was tun, wenn die Endsumme erst am Abend feststeht?
Entweder einen abwischbaren Scheck nehmen und den Betrag kurz vor der Übergabe eintragen, oder einen Scheck mit dem vorab erreichten Betrag drucken und die Summe des Abends in der Moderation ergänzen.
Im Konfigurator gestalten Sie Ihren Scheck mit Logo, Betrag und Empfänger und sehen ihn sofort in 3D. Danach erhalten Sie ein unverbindliches Angebot.