Spendenübergabe organisieren: Einladung, Ablaufplan und Nachbereitung
Eine Spendenübergabe hat zwei Gastgeber. Der Spender will zeigen, dass er sich engagiert. Der Empfänger will zeigen, was mit dem Geld passiert. Gelingt der Termin, bekommen beide, was sie brauchen: ein gutes Foto, einen Satz in der Zeitung und Menschen, die sich an den Tag erinnern.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Termin von der Einladung bis zum Dankesbrief planen. Wie Sie den Scheck auf dem Foto richtig halten und was in die Termintasche gehört, lesen Sie im Ratgeber zur Scheckübergabe.
Wer lädt ein, wer bringt was mit?
Klären Sie in einem kurzen Telefonat, wer welche Aufgabe übernimmt. Bewährt hat sich diese Aufteilung:
| Aufgabe | Empfänger | Spender |
|---|---|---|
| Ort und Termin | ✓ | |
| Einladung an Gäste und Presse | ✓ | informiert eigene Kollegen |
| Großer Scheck | ✓ | |
| Rede | ✓ kurz | ✓ kurz |
| Fotograf | ✓ oder gemeinsam | ✓ oder gemeinsam |
| Pressemitteilung | eigene | eigene, abgestimmt |
Der Empfänger kennt den Ort und die Menschen, die dort arbeiten, spielen oder betreut werden. Der Spender hat den Betrag festgelegt und meist eine eigene Kommunikationsabteilung oder zumindest eine Website und Social-Media-Kanäle.
Die Einladung
Laden Sie zwei bis drei Wochen vorher ein. Die Einladung passt auf eine halbe Seite:
- Anlass in einem Satz: „Die Musterfirma übergibt dem Förderverein der Grundschule Musterstadt eine Spende für den neuen Schulgarten.”
- Datum, Uhrzeit, Adresse, dazu ein Hinweis zum Parken.
- Ablauf in drei Zeilen, damit Gäste wissen, wie viel Zeit sie einplanen.
- Ansprechpartner mit Telefonnummer für den Tag selbst.
Die Presse bekommt eine eigene, kürzere Einladung an die Lokalredaktion. Nennen Sie dort den Fototermin mit genauer Uhrzeit, denn Fotografen kommen oft nur für diese zehn Minuten.
Wen Sie einladen
- Die Menschen hinter der Spende: Mitarbeiter, die gesammelt haben, oder die Kollegen, die den Kontakt hergestellt haben.
- Die Menschen, denen sie hilft: Kinder, Vereinsmitglieder, Bewohner, Ehrenamtliche. Sie machen das Foto lebendig.
- Lokalpresse und, wenn vorhanden, die Redaktion des Gemeindeblatts.
- Bei größeren Beträgen: Bürgermeister, Schulleitung, Vorstand des Verbands.
Weniger ist oft mehr. Zwölf Menschen, die sich freuen, wirken auf dem Foto stärker als vierzig, die auf ihr Handy schauen.
Ablaufplan mit Uhrzeiten
Ein Beispiel für einen Termin am Nachmittag:
| Uhrzeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 14:30 | Aufbau, Scheck bereitlegen, Fotoplatz festlegen |
| 15:00 | Ankunft der Gäste, Begrüßung an der Tür |
| 15:10 | Begrüßung durch den Empfänger (2 Minuten) |
| 15:15 | Rede des Spenders (2 Minuten), Übergabe des Schecks |
| 15:20 | Fototermin: erst alle, dann kleine Gruppe am Scheck |
| 15:30 | Rundgang oder Vorführung: Was mit dem Geld passiert |
| 16:00 | Kaffee, Gespräche, Ende |
Legen Sie den Fototermin früh in den Ablauf. Später sind Gäste schon gegangen, das Licht ist anders, und die Redaktion wartet. Textbausteine für die beiden kurzen Reden finden Sie im Ratgeber Rede zur Spendenübergabe.
Was der Empfänger vorbereitet
- Einen Ort mit Geschichte: den Spielplatz, der gebaut wird, den Raum, der eingerichtet wird, den Bus, der angeschafft wird. Der Hintergrund erklärt das Foto ohne Worte.
- Ein konkretes Ziel: „Mit dem Geld kaufen wir zwölf Hochbeete” ist stärker als „Wir freuen uns über die Unterstützung”.
- Namen und Funktionen aller, die aufs Foto kommen, für die Bildunterschrift.
Was der Spender vorbereitet
- Den großen Scheck mit Betrag, Empfänger und Logo. Gestalten Sie ihn im Konfigurator oder nutzen Sie eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken. Wie Sie den Betrag korrekt ausschreiben, zeigt der Rechner unter Betrag in Worten.
- Ein Zitat für die Presse, zwei Sätze, warum Sie gerade dieses Projekt unterstützen.
- Die eigenen Kanäle: Beitrag für Website, LinkedIn oder Instagram, vorbereitet bis auf das Foto.
Nach der Übergabe: Danke sagen
Der Termin ist vorbei, die Wirkung fängt gerade an:
- Noch am selben Tag schicken beide Seiten ihre Pressemitteilung mit Foto an die Lokalredaktion.
- Social Media: Beide Seiten posten und markieren sich gegenseitig. So sehen die Follower beider Seiten den Beitrag.
- Dankesbrief: Der Empfänger schreibt dem Spender eine Woche später ein paar persönliche Zeilen, gern mit einem Foto aus dem Alltag, das zeigt, wofür das Geld eingesetzt wird.
- Einige Monate später: Ein kurzes Update, was aus dem Projekt geworden ist. Aus einer einmaligen Spende wird so oft eine wiederkehrende.
Der Scheck als Erinnerung
Nach dem Termin landet der große Scheck oft im Vereinsheim, im Foyer oder im Büro des Spenders an der Wand. Wer ihn dort aufhängen möchte, wählt ein formstabiles Material. Wer jedes Jahr übergibt, etwa bei einer Weihnachtsaktion, fährt mit einem abwischbaren Spendenscheck gut, der sich neu beschriften lässt.
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Häufige Fragen
Wer organisiert die Spendenübergabe, Spender oder Empfänger?
In der Regel lädt der Empfänger ein, denn die Übergabe findet meist dort statt, wo die Spende ankommt. Der Spender kümmert sich um den Scheck und um die eigene Pressearbeit. Sprechen Sie die Aufgaben vorab einmal kurz ab, dann bleibt nichts liegen.
Wie lange dauert eine Spendenübergabe?
Der offizielle Teil dauert meist 20 bis 40 Minuten: Begrüßung, zwei kurze Reden, Übergabe, Fotos. Mit Rundgang oder Kaffee danach planen Sie eine Stunde ein.
Wen sollte man zur Spendenübergabe einladen?
Die Menschen, die die Spende möglich gemacht haben, und die, denen sie hilft. Dazu die Lokalpresse, bei größeren Beträgen auch Vertreter aus Gemeinde oder Verband.
Braucht man für eine Spendenübergabe einen Scheck?
Das Geld fließt per Überweisung, der große Scheck ist das Symbol dafür. Er macht den Betrag auf dem Foto sichtbar und gibt dem Termin einen klaren Moment, an dem alle nach vorne schauen.
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